لیست کارهای روزانه ای که هیچگاه تمام نمی شود، محدودیت های زمانی دائمی، اینباکس انباشته از پیام های مهم: به دنیای یک کارآفرین یا صاحب کسب و کار کوچک خوش آمدید.
اگر یکی از این دو نفر هستید، پس دائما با کارهای کوچک و بزرگی روبرو می شوید که باید آنها را به سرانجام برسانید؛ اینجاست که اولویت بندی وظایف کار دشوارتری خواهد بود. به همین دلیل است که صاحبان کسب و کار، همزمان با گسترش تجارت خود با مشاغل زیادی روبرو می شوند و در نهایت، وظایف بازاریابی را به لیست کارهایی که در اولویت قرار دارند، اضافه می کنند. با این اوصاف، درک درست از نحوه ی اولویت بندی وظایف بازاریابی می تواند یک کمک بزرگ باشد.
این 6 گام به شما کمک می کند تا کارهایی که لازم است را انجام دهید. در وهله ی اول، روی مهم ترین کار تمرکز کنید تا بتوانید از آنها برای دستیابی به اهداف رشد و درآمد بیشتر استفاده کنید. احتمالا، چیزی که بیشتر اهمیت دارد این است که با اولویت بندی وظایف بازاریابی، استرس شما کاهش می یابد و کنترل زمان را از دست نمی دهید. این راهکار برای یک کارآفرین، فوق العاده است. در ادامه با یوکن همراه باشید.
گام اول: همه چیز را در آن واحد در جلسه های جریان مغزی مطرح و بررسی کنید.
جلسه ی جریان مغزی باعث می شود که ذهن خود را پاک کرده تا تمرکز بهتری روی کارهای اصلی داشته باشید. این یک گام ساده و بسیار موثر در هر پروژه ی اولویت بندی به شمار می رود. کافیست لیستی که از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه کنید، فرقی نمی کند که تا چه اندازه بزرگ یا کوچک باشند. در این مرحله نگران چیدمان یا محدوده ی زمانی آنها نباشید؛ این کارها در مراحل بعدی انجام خواهند شد. تنها کافیست که آنها را روی کاغذ پیاده کنید. هدف از این گام این است که ذهن شما از تمامی کارهایی که به تعویق افتاده، پاک شود تا روی اولویت بندی وظایفی که "باید انجام شود" تمرکز کنید و انرژی خود را برای ایده های بازاریابی که در مراحل بعدی به آن نیاز دارید، هدر ندهید.
گام دوم: وظایف بازاریابی که نقش حیاتی را در ماموریت شما دارند مشخص کنید.
زمانی که بحث وظایف بازاریابی در کسب و کار به میان می آید، متوجه می شوید که برخی از آنها، حیاتی تر از دیگر وظایف هستند. سایر کارها در واقع پشتیبان مهم ترین وظیفه هستند. برخی از وظایف نیز وجود دارند که اگر زمان کافی داشته باشید، انجام دادن آنها خالی از لطف نخواهد بود؛ اما ضرورتی ندارند.
در گام دوم به تشخیص وظایف بازاریابی می پردازید که حیاتی ترین نقش را دارند. اینها وظایفی هستند که محدوده ی زمانی آنها نزدیک می شود؛ برای مثال، قرار دادن تبلیغات یا به روز رسانی وب برای یک رویداد مشخص. برخی از وظایف نیز از لحاظ تاثیر آن بر درآمد، اهمیت خود را نشان می دهند. اگر لیست کارها را روی یک کاغذ نوشته اید، پس از ماژیک هایلایت استفاده کنید و یا اینکه همین ابزار را در نرم افزارهای تایپ خود به کار بگیرید. تمامی کارهایی که به محدوده ی زمانی مربوط می شود را با یک رنگ و وظایفی که مستقیما با کسب درآمد در ارتباط هستند را با رنگ دیگر مشخص کنید.
گام سوم: کارهایی که می توانید به دیگران واگذار کنید را مشخص کنید.
احتمالا کارهایی در لیست شما وجود دارند که لازم نیست حتما خودتان آنها را انجام دهید. بسیاری از کارها مثل جستجوی وب سایت برای پست های بلاگ مهمان، آپگرید کردن گزارش ها و جستجو برای تصاویر انبار را می توان به دیگران واگذار کرد. این وظایف را با رنگ دیگری هایلایت کنید.
اما اگر به تنهایی کار می کنید و هیچ دستیاری ندارید، چه می توان کرد؟ یک دستیار مجازی را به کار بگیرید. یک دستیار مجازی در واقع یک پیمانکار مستقل است که از راه دور برای انجام دادن کارهای اداری به شما کمک می کند. برای کارهایی مثل انجام دادن تحقیقات، پایگاه داده ی روتین و سایر وظایف بازاریابی که احتمالا برای پشتیبانی از رشد شما، هدف گذاری شده اند (و لزومی ندارد که حتما خودتان آنها را انجام دهید) استفاده کنید.
گام چهارم: کارهای ضرب العجلی را تشخیص داده و آنها را سازماندهی کنید.
حال که تقریبا سه دسته بندی از وظایف خود دارید (کارهایی که محدودیت زمانی دارند، مورادی که به کسب درآمد مربوط می شوند و کارهایی که به دیگران واگذار می شوند) می توانید وظایف بازاریابی خود را اولویت بندی کنید. کارهای ضرب العجلی را مشخص کرده و آنها را به ترتیب تمام شدن مهلت هایشان، در اولویت قرار دهید؛ برای مثال، ضرب العجلی که زودتر فرا می رسد را در راس لیست قرار دهید.
گام پنجم: وظایفی که به کسب درآمد و دستیابی به اهداف مالی منجر می شوند را بررسی کنید.
مجموعه ی بعدی وظایف به مواردی مربوط می شود که ارتباط مستقیمی با دستیابی به اهداف و کسب درآمد دارند. بعد از آن، کارهایی را انجام دهید که پشتیبان کارهای اصلی هستند. برخی از آنها به این بستگی دارند که کار اصلی انجام شده باشد. اگر یکی از وظایف بازاریابی شما برای مثال به طراحی یک لوگو مربوط می شود، و کار دیگر در رابطه با نوشتن و پرینت گرفتن بروشورها برای توزیع به کنفرانس هاست، پس باید لوگو را به سرعت طراحی کرده تا روی بروشورها چاپ شود. هر دو این کارها در دسته ی وظایفی هستند که در دستیابی به اهداف نقش دارند، اما یکی از آنها باید زودتر از دیگری انجام شود.
زمانی که این کارها را انجام می دهید، برای آنها ضرب العجل تعیین کنید. یک محدودیت زمانی قابل قبول را برای آن در نظر بگیرید. اگر می دانید که نوشتن بروشورها، به چند روز زمان نیاز دارد، پس محدوده ی روزها را مشخص کنید. یکی از مشکلاتی که افراد با آن روبرو می شوند این است که محدودیت زمانی آنها غیر منطقی است؛ برای مثال تصور می کنند که با کم کردن این محدوده ی زمانی، مجبور می شوند که هر چه سریع تر کار را به سرانجام برسانند. چنین رویکردی اغلب با شکست مواجه می شود. اگر افراد نتوانند وظیفه ی خود را در بازه ی زمانی مشخص انجام دهند، احساسی خستگی و افسردگی به سراغ آنها می آید. به جای اینکه از محدوده های زمانی برای فشار وارد کردن به خود استفاده کنید، پیشنهاد می کنیم که کار را به دیگران واگذار کنید تا بتوانید بخش های دیگر وظایف را به عهده بگیرید.
گام ششم: از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید تا بتوایند وظایف بازاریابی را پیگیری کنید.
یکی از بهترین روش ها برای اولویت بندی، پیگیری و موفقیت در ضرب العجل ها، استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه است. چنین نرم افزاری می تواند با ارسال ایمیل، زمان نزدیک شدن به یک ضرب العجل را به شما یادآوری کند، علاوه بر این، پروژه های قبلی را پیگیری کرده و محلی را برای به اشتراک گذاری اسناد در اختیار تیم کاری قرار می دهد.
از جمله نرم افزارهای خوب مدیریتی می توان به آسانا، Trello و Basecamp اشاره کرد. تمامی مراحل این نرم افزارها به صورت رایگان ارائه می شود.
یک لیست پویا از ایده ها داشته باشید.
در نهایت باید گفت که برای کاهش فشارهای بیش از حد، یک فایل جدید را در کامپیوتر خود باز کرده و ایده های بازاریابی برای کسب و کار را در آن ذخیره کنید. به جای اینکه این ایده ها را به عنوان وظایف بازاریابی تعیین کنید، آنها را در یک فولدر ذخیره کرده و هر هفته، یک ساعت را برای بررسی آن اختصاص دهید. در این صورت اگر مواردی را مفید دانستید، می توانید آنها را به لیست کارهای خود اضافه کنید. با این روش، ایده های خود را نادیده نمی گیرید و تلاش های بازاریابی خود را دائما با کارهای جدید تر، هیجان انگیز تر کرده و آن را به سطوح عالی تری می رسانید.
منبع: Entrepreneur
