گاهی اوقات به نظر می رسد تعداد وظایفی که در لیست کارهای روزانه ی ما قرار دارد، به اندازه ایست که شاید هرگز نتوانیم آنها را به سرانجام برسانیم. به همین دلیل است که این لیست بزرگ از "ترفندهای بازدهی بالا"، برای کارآفرینان تهیه شده که می توانند با استفاده از آن، بهره وری خود را در دراز مدت افزایش دهند. این لیست در 5 دسته بندی مختلف قرار دارد:
- ترفندهای روتین، برای پیشرفت پروسه ی روزانه
- ترفندهای روانی و احساسی، برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی
- ترفندهای برقراری ارتباط، برای افزایش تاثیر روابط
- ترفندهای تیمی، برای اینکه مطمئن شوید بهترین افراد با شما همکاری می کنند
- ترفندهای تحلیلی و پیشرفت، برای درک بهتر از نحوه ی کار کردن
در ادامه می توانید ترفندهای تیمی و ترفندهای تحلیلی و پیشرفت را در یوکن بخوانید و از آن ها لذت ببرید :
بخش چهارم - ترفندهای تیمی
76. پتاسیل های بالا را استخدام کنید.
اگر در موقعیتی هستید که می توانید افرادی را استخدام کنید، پس تلاش کنید که به جای تجربه، توانایی های بالقوه را به خدمت بگیرید. هیچ کس اهمیت تجربه را زیر سوال نمی برد، اما باعث می شود که هزینه ی حقوق بیشتری را تقبل کنید، علاوه بر این، هیچ کس نمی تواند عملکرد آینده ی این افراد را تضمین کند. در مصاحبه های شغلی درباره ی آینده سوال بپرسید، بدین ترتیب درک درستی از پتانسیل افراد خواهید داشت.
77. روش موثری را برای واگذاری کارها به افراد انتخاب کنید.
واگذار کردن برخی کارها به دیگران یکی از بهترین روش ها برای کم کردن حجم کار و در نتیجه، سازمان یافتگی بهتر است. اینکه بدانید در چه زمانی و چه کسی را باید انتخاب کنید و پیام خود را با شفافیت هرچه تمام تر منتقل کنید، به شما کمک می کند که به این مهم دست پیدا کنید.
78. گزینه های نیروی کار خارجی را بشناسید. گاهی اوقات،
افرادی که در تیم شما حضور دارند برای انجام یک پروژه کافی نیستند. در این مواقع، باید درک درستی از نیروی کار خارجی داشته باشید، که احتمالا شامل شبکه ای از پیمانکاران، یک شریک تجاری و یا حتی یک نیروی کار آزاد می شود.
79. یک منتور یا راهنمای خوب پیدا کنید.
یک منتور خوب می تواند در بسیاری از موارد مفید باشد، آنها توصیه هایی را در اختیار شما قرار می دهند، بازخوردهای خود را ارائه می دهند، مسیر شما را پیدا کرده و یا حتی می توانند دوست خوبی برای شما باشند. اگر در رویدادهای رسانه ای شرکت کنید و با افراد حرفه ی خود ارتباط برقرار کنید، می توانید این افراد را شناسایی کرده و از آنها کمک بخواهید.
80. استراتژی های صرفه جویی در زمان را به اشتراک بگذارید.
اگر توانستید یک استراتژی برای صرفه جویی در زمان را پیدا کنید، حتما آن را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. هیچ دلیلی وجود ندارد که چنین موضوع مهمی را مانند یک راز پیش خود حفظ کنید. آنها را تشویق کنید که همین کار را انجام دهند.
81. از نرم افزارهای بهینه در زمینه ی مدیریت پروژه و هماهنگی استفاده کنید.
اگر شما هم همانند بسیاری از کارآفرینان دیگر هستید، پس تیم شما به نوعی نیروی مرکزی برای بخش عمده ای از همکاری ها نیاز دارد، چیزی مثل نرم افزار مدیریت پروژه. هزاران گزینه ی انتخابی وجود دارد. تنها کافیست کمی تحقیق کرده و نسخه ی مورد نظر را پیدا کنید.
82. استانداردهای بهتری را برای برقراری ارتباط انتخاب کنید.
اگر شما رهبر یک تیم کاری هستید، بنابراین وظیفه ی تعیین استانداردهای برقراری ارتباط را به عهده دارید. از اینکه برخی دستورالعمل ها را انتخاب کنید هراسی نداشته باشید. فراموش نکنید که خودتان هم از دستورالعمل هایی که تعیین کرده اید پیروی کنید تا یک الگوی خوب باشید.
83. فرد مسئول دیگری را انتخاب کنید.
یک فضای مسئولیت متقابل را میان اعضای تیم خود ایجاد کنید. اعضای تیم خود را ترغیب کنید تا در زمان هایی که در حال انجام دادن کار موثری هستند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. انتقادهای وارده را نیز پذیرا باشید. این کار به شما کمک می کند تا یک فضای پایدار را ایجاد و حفظ کنید.
84. گفتگوهای آزاد را آسان کنید.
شرایطی را ایجاد کنید که افراد همرده و یا اعضای تیم بتوانند در باره ی هر موضوعی به راحتی با شما حرف بزنند. این کار به زمان نیاز دارد؛ اما از طریق اعتماد متقابل، قابلیت دسترسی و گوش کردن فعال امکان پذیر است. گفتگوی آزاد باعث می شود که راحت تر بازخوردها را دریافت کنید، فعالانه تر به مشکلات رسیدگی کنید و همکاران خود را بهتر بشناسید.
85. از وایت بورد استفاده کنید.
این روش کمی ساده است و شاید هم منسوخ شده باشد؛ اما شاید باور نکنید که یک وایت بورد فیزیکی چطور می تواند در میزان همکاری افراد نقش داشته باشد. این یکی از بهترین روش ها برای جریان مغزی تیمی به شمار می رود. حتی در دراز مدت می توانید در مدیریت پروژه ها از این روش استفاده کنید.
86. تمامی افراد را به شرکت کردن تشویق کنید.
همانطور که از نام "تیم" بر می آید، باید از پتانسیل های تمامی افراد استفاده کرد. تاثیر بیشتر زمانی پدیدار می شود که تمامی افراد با یکدیگر فعالیت می کنند. زمانی که جلسه های تیمی یا جلسه های جریان مغزی داشته باشید، از تمامی افراد بخواهید که در آن شرکت کنند. تمامی افکار و صداها با ارزش هستند.
87. برای ایجاد صمیمیت تیمی زمان بگذارید.
صمیمیت به صورت مصنوعی و یا به زور شکل نمی گیرد؛ اما وجود آن برای همکاری موثر الزامی است. شما می توانید برای ایجاد صمیمیت میان اعضای تیم وقت صرف کنید، با هم بازی کنید و یا برنامه هایی را بیرون از محیط کاری ترتیب دهید.
88. از نرم افزار کلود برای اشتراک گذاری و ذخیره ی فایل ها استفاده کنید.
حتما تا به حال از نرم افزار کلود برای پشتیبانی از فایل ها و اشتراک گذاری آنها با دیگران استفاده کرده اید. این نرم افزار، هزینه ای دربر ندارد، از امنیت فایل های شما اطمینان حاصل می کند و تمامی افراد را مطلع می کند. حتی تنظیمات ساده ای مثل دراپ باکس و گوگل داکس هم می توانند عملکرد همکاری شما را بهبود بخشند.
بخش پنجم - ترفندهای تحلیلی و پیشرفت
89. مهارت تایپ خود را تقویت کنید.
این راهکار مثل این است که به دنبال مهارت های دبیرستانی باشید، اما کمی فکر کنید: چه مدت از روز را برای تایپ کردن اختصاص می دهید؟ اگر کارآفرینی هستید که وظایف زیادی به شما واگذار شده، پس این کار باید یکی از اولویت های شما باشد. تقویت مهارت تایپ به میزان 10 تا 20 درصد می تواند تاثیر شگفت انگیزی را بر صرفه جویی در زمان به همراه داشته باشد.
90. کتاب و مقاله های معتبر را مطالعه کنید.
هر چیزی که می خوانید می تواند برای جایگاه شما به عنوان یک کارآفرین مفید و با ارزش باشد. با این روش احتمالا می توانید مهارت جدیدی را بیاموزید و یا خلاصه ای از صنایع نوپا را بشناسید و یا اینکه احتملا وارد دنیایی جادویی خواهید شد. هر تلاشی که در این زمینه انجام دهید، در واقع در حال تقویت حافظه، تمرکز، دایره ی لغات و باز کردن ذهن به دنیای جدیدی از چشم انداز ها هستید.
91. مشخص کنید که انجام دادن هر کاری چه میزان از زمان شما را به خود اختصاص می دهد.
از نرم افزارهای ساده ی پیگیری زمان استفاده کنید و یا حتی می توانید تایمر گوشی خود را به کار بگیرید تا زمانی که هر کار به خود اختصاص می دهد را محاسبه کنید. سپس باید تمام موانع و سورپرایزها را برآورد کنید. انجام چه کاری به زمانی بیشتر از آنچه که برای آن در نظر گرفته اید، نیاز داشته است؟ چگونه می تون این زمان را به حداقل رساند؟
92. باید بدانید که در چه زمان هایی بالاترین میزان بهره وری را دارید.
افراد با هم فرق دارند؛ بهره وری برخی از افراد در طول روز و ساعات اولیه ی صبح بیشتر است و برخی دیگر در طول شب کارایی بهتری دارند. به سطح بهره وری و تمرکز خود دقت کنید و بدانید که چه چیزهایی می تواند برنامه ی زمانی شما را ارتقا دهد.
93. مواردی که باعث حواس پرتی می شوند را شناسایی کرده و آنها را به مرور زمان حذف کنید.
حواس پرتی ها دشمن بهره وری هستند. اما از بین بردن آنها آسان نیست. پس حواس خود را متمرکز کرده و آنها را شناسایی کنید.
94. اپلیکیشن هایی که بازده چندانی ندارند را پاک کنید.
به گوشی هوشمند و سایر دستگاه های خود نگاه کنید و نگاهی به فهرست آن بیاندازید. کدامیک از آنها حقیتا کارآمد هستند؟ چه تعدادی از آنها زمان زیادی را از شما می گیرند؟ برای این کار به کمی اراده نیاز دارید؛ اما پیشنهاد می کنیم اپلیکیشن هایی که بازده ندارند و زمان زیادی را به خود اختصاص می دهند را پاک کنید. جای نگرانی ندارد، چرا که اگر حقیقتا دلتنگ آنها شوید، می توانید آنها را دوباره دانلود کنید.
95. دستگاه ها و نرم افزارهای خود را به روز رسانی کنید.
تکنولوژی هایی که استفاده می کنید، نقش بسزایی را بر میزان بهره وری شما دارند. دستگاه های قدیمی تر، زمان بیشتری را مصرف می کنند. به همین دلیل است که باید آخرین نسخه ی دستگاه ها و نرم افزارها را در اختیار داشته باشید تا بتوانید بالاترین توانای خود را به اجرا بگذارید.
96. لیستی از بهترین منابع خبری خود را مشخص کنید.
به جای اینکه به صورت اتفاقی به دنبال اخبار مورد علاقه ی خود باشید، پیشنهاد می کنیم که لیست سازمان یافته ای از منابع خبری را تهیه کرده تا در آینده، به سرعت به آنها دسترسی داشته باشید. برای مثال می توانید از Feedly استفاده کنید.
97. حداقل با دو منبع همکار در ارتباط باشید.
سعی کنید که ارتباط خود با حداقل دو منبع ارتباطی در عرصه ی فعالیتی خود را حفظ کنید و هر ماه، یک یا دو بار با آنها ارتباط برقرار کنید. شما می توانید در اهداف، تبادل اطلاعات و گسترش ایده های یکدیگر، با هم همکاری کنید.
98. حداقل یک بار در ماه، در یک کلاس آموزشی شرکت کنید.
همیشه چیزهای بیشتری برای یادگیری وجود دارد، بنابراین تلاش کنید در کلاس های آموزشی شرکت کنید. این کار یک فرصت عالی برای یادگیری را در اختیار شما قرار می دهد. این کلاس ها به طور معمول سرگرم کننده هستند و می توانید با افراد جالب دیگر آشنا شوید.
99. بررسی ریشه ای دلایل را به کار بگیرید.
اینگونه از بررسی ها برای تشخیص دلیل اصلی مواردی که بهره وری شما را از بین می برند مفید خواهد بود. فرض کنید که تمرکز خود را از دست داده اید، اما چه چیزی باعث شد که به این مرحله برسید؟ کارهای شما به موقع انجام نشده؛ چرا؟
100. شکست های خود را قبول کنید و از آنها عبور کنید.
شما بی نقص نیستید و هرگز نخواهید بود. شما کارهای خود را به تعویق می اندازید، دچار حواس پرتی می شوید و زمانی بیشتر از حد نیاز را برای پروژه ها صرف می کنید. این اتفاق ها عادی هستند، پس خودتان را سرزنش نکنید و آنها را پشت سر بگذارید.
101. مقاله های مربوط به بهره وری و بازده را مطالعه کنید.
پیشنهاد می کنیم که مقاله های مشابه این مطلب را بخوانید. خواندن این مقاله تقریبا 30 دقیقه از زمان شما را به خود اختصاص داده، اما قطعا مطالب آموزنده ای را در بر داشته است.
به کار گیری ترفندها در زندگی واقعی کمی دشوار است؛ اما امیدواریم این استراتژی ها، عادت ها و ایده ها برای شما مفید واقع شوند. با وجود تعداد زیاد پتانسیل هایی که می توانند عملکرد اجرایی و سلامت شما را تقویت کنند، می توان تضمین کرد که حداقل یکی از موارد ذکرشده در این مطلب وجود دارد که قبلا درباره ی آن اطلاعی نداشته اید. تنها همان یک مورد کافیست تا بتواند زندگی شما را به عنوان یک کارآفرین بهبود بخشد.
با این اوصاف پیشنهاد می کنیم که حداقل یکبار آنها را امتحان کنید. به یاد داشته باشید که چیزی برای از دست دادن وجود ندارد.
در ادامه می توانید قسمت های دیگر از مقاله‌ی "101 راهکار برای بازدهی بیشتر کارآفرینان با مسئولیت های بالا" را بخوانید و از آن ها لذت ببرید :
- بخش اول - ترفندهای روتین
- بخش دوم - ترفندهایی برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی
- بخش سوم - ترفندهای برقراری ارتباط
- بخش چهارم - ترفندهای تیمی
- بخش پنجم - ترفندهای تحلیلی و پیشرفت
منبع: entrepreneur
