101 راهکار برای بازدهی بیشتر کارآفرینانی که مسئولیت های زیادی را به عهده دارند

28 بهمن 1395 - 9:28
مدیریت شخصی - 101 راهکار برای بازدهی بیشتر کارآفرینانی که مسئولیت های زیادی را به عهده دارند
101 راهکار برای بازدهی بیشتر کارآفرینانی که مسئولیت های زیادی را به عهده دارند
امتیاز مطلب: 90%

گاهی اوقات به نظر می رسد تعداد وظایفی که در لیست کارهای روزانه ی ما قرار دارد، به اندازه ایست که شاید هرگز نتوانیم آنها را به سرانجام برسانیم. به همین دلیل است که این لیست بزرگ از "ترفندهای بازدهی بالا"، برای کارآفرینان تهیه شده که می توانند با استفاده از آن، بهره وری خود را در دراز مدت افزایش دهند. این لیست در 5 دسته بندی مختلف قرار دارد:

  • ترفندهای روتین، برای پیشرفت پروسه ی روزانه
  • ترفندهای روانی و احساسی، برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی
  • ترفندهای برقراری ارتباط، برای افزایش تاثیر روابط
  • ترفندهای تیمی، برای اینکه مطمئن شوید بهترین افراد با شما همکاری می کنند
  • ترفندهای تحلیلی و پیشرفت، برای درک بهتر از نحوه ی کار کردن

بخوانید و از آنها لذت ببرید؛ با یوکن همراه شوید:

ترفندهای روتین

1. نه بگویید. رئیس، ارباب رجوع ها، همکاران، کارمندان و غیره، همه ی آنها تقریبا در تمامی اوقات از شما می خواهند که کارهایی را برایشان انجام دهید. اگر در اکثر مواقع به درخواست آنها پاسخ مثبت بدهید، بیشتر احساس بی نظمی می کنید؛ علاوه بر این، لیست وظایفی که به عهده دارید نیز بیشتر و بیشتر خواهد شد. برای "نه" گفتن اعتماد به نفس داشته باشید؛ مطمئن باشید که هیچ صدمه ای به شهرت خوب شما وارد نمی کند.

2. به خودتان اجازه ی استراحت بدهید. همه ی ما گاهی اوقات احساس می کنیم که کارهایمان تا اندازه ای زیاد است که نمی توانیم کمی استراحت کنیم، اما حقیقت است که استراحت های گاه گداری، تاثیر چشمگیری را بر عملکرد مغز دارند. این کار قبل از هر چیز، استراحت را برای شما فراهم می کند، باعث تقویت تمرکز می شود و روحیه ی شما را نیز بهبود می بخشد؛ تمامی این حالت ها به صورت یکجا ایجاد می شود. حتی اگر تنها چند دقیقه ی کوتاه را در اختیار دارید، از کاری که اغلب انجام می دهید فاصله بگیرید؛ به صورت اعجاب انگیزی متوجه می شوید که کار بیشتری را به سرانجام رسانده اید.

3. هر روز، صبح زود از خواب بیدار شوید. همه ی ما آرزو می کنیم که ای کاش زمان بیشتری را در طول صبح در اختیار داشتیم، اما تنظیم آلارم برای سه ساعت زودتر، به یکی از بزرگ ترین چالش های افراد تبدیل شده است. در عوض می توانید آلارم خود را کمی زودتر از ساعت روز قبل تنظیم کنید؛ به مرور این کار را انجام دهید تا در نهایت به زمان دلخواه خود برسید.

4. از شب قبل باید برنامه ی زمانبندی شده ی روز بعد را مشخص کنید. ساعت های طول روز، از کارهای فراوان انباشته شده و بسیار شلوغ است؛ و زمانی که به میانه ی روز می رسید، هنوز هم در میان کوهی از کارها قرار دارید. کافیست که هر شب، تنها 10 دقیقه را اختصاص دهید و روز بعد را پیش بینی کنید. شاید یکی از بی نقص ترین راهکارها نباشد، اما قطعا در انجام دادن کارها موثراست.

5. وظایفی که به عهده دارید را اولویت بندی کنید. اولویت بندی کارها را بیاموزید و به آن پایبند باشید. برای مثال می توانید کارها را به ترتیب A، B و C اولویت بندی کنید؛ بدین ترتیب که کار A ضروری است، کار B مهم است و کار C مهم بوده اما برای انجام دادن آن، هنوز وقت دارید. تمرکز خود را روی کار A قرار دهید و نگران کار C نباشید.

6. برای هر وظیفه ای که در لیست کارهای روزانه قرار دارد، یک محدوده ی زمانی مشخص کنید. مشخص کردن یک محدوده ی زمانی، به شکل های مختلفی برای شما مفید خواهد بود. احساس ضروریت را در شما ایجاد می کند و باعث می شود که سریع تر کار کنید. به شما کمک می کند که گذر زمان را پیگیری کنید و زمانی که این زمان به پایان رسید، با یک استراحت ذهنی به شما پاداش می دهد.

7. با یک کار چالش برانگیز آغاز کنید. شاید این روش برای همه ی افراد به یک اندازه کارساز نباشد؛ اما بسیاری از افراد، از انجام چالش برانگیز ترین کار در ساعات اولیه ی صبح، مزیت های زیادی را دریافت می کنند؛ منظور از چالش برانگیزترین، کاریست که علاقه ای به انجام دادن آن ندارید. زمانی که تنها همین یک کار را به سرانجام می رسانید، احساس می کنید که همه چیز تمام شده و تمام کارهای دیگر، آسان تر از همیشه به نظر می رسند.

8. تمام لوازم برقراری ارتباط را برای "ساعت تمرکز" خاموش کنید. ارتباط ها یکی از بزرگ ترین حواس پرتی های کارآفرینان به شمار می روند؛ بنابراین، اگر باید کاری را هرچه سریع تر و با کیفیت هرچه تمام تر انجام دهید، همه چیز از جمله تلفن و برنامه های پیام رسان دیگر را خاموش کرده و زمانی را برای به دست آوردن و حفظ تمرکز اختصاص دهید.

9. یک موسیقی با صدای ملایم را پخش کنید. گزارش های متناقضی درباره ی اثر موسیقی بر تقویت یا کاهش بهره وری منتشر شده است؛ اما شواهد تجربی نشان داده اند که پخش کردن موسیقی با صدای ملایم که به شنیدن آن تمایل داشته باشید، می تواند بر افزایش بهره وری شما تاثیرگذار باشد. اگر صدای موسیقی را کم کنید، نمی توانید آن را بشنوید و اگر صدای آن را بلند کنید، باعث حواس پرتی شما خواهد شد. پس صدای ملایم را پیشنهاد می کنیم.

10. به کتاب های صوتی و پادکست ها گوش کنید. باید قبول کنیم که زمانی برای مطالعه کردن باقی نمی ماند؛ اما همیشه می توان سطح دانش و اطلاعات را با کتاب های صوتی و پادکست ها افزایش داد، به ویژه در زمان هایی که برای رفت و آمد به هدر می رود. این کار به شما احساس آرامش می دهد، ذهن شما را پاک کرده و چیزهای جدیدی را به شما یاد می دهد که می توانید در زندگی روزانه از آنها بهره مند شوید.

11. از ابزارها و اپلیکیشن های یادداشت نویسی استفاده کنید. هیچ وقت نمی توانید پیش بینی کنید که ایده ها و الهامات در چه زمانی به سراغ شما می آیند و یا اینکه در چه زمانی ممکن است یکی از افراد مهم را ملاقات کنید؛ بنابراین، این ابزارها را در تمامی شرایط به همراه داشته باشید. خوشبختانه، همراه داشتن گوشی های هوشمند در این زمینه به ما کمک می کند. بدین ترتیب تنها کافیست برنامه ای مثل اورنوت را به صورت پیش فرض در دستگاه خود داشته باشید.

12. برای خودتان هدف تعیین کرده و آنها را برای عموم آشکار کنید. فرقی نمی کند که اهداف دراز مدت مثل ترفیع شغلی را در نظر گرفته اید یا اینکه برای یک شنبه ی بی دردسر برنامه ریزی کرده اید، در هر صورت باید آنها را محکم و منسجم کنید. گاهی اوقات می توانید افراد دیگر را نیز از این موضوع مطلع می کنید. آشکار عمومی برنامه ها، شما را پر بازده و کارآمدتر می کند. تعیین اهداف همچنین می تواند شما را در پروسه ی انجام دادن آنها یاری کند.

13. تا حد امکان از رانندگی خودداری کرده و اجازه دهید که دیگران شما را به مقصد برسانند. اگر می توانید از وسایل حمل و نقل عمومی استفاده کنید، چرا با اتومبیل شخصی خود به محل کار می روید؟ با توجه به شهری که در آن زندگی می کنید، این احتمال وجود دارد که وسایل حمل و نقل عمومی بسیار شلوغ باشند و یا کمی آهسته تر حرکت کنند، اما نکته ی مثبت این است که دستانتان برای انجام دادن کارها آزاد خواهد بود.

14. از دنبال کردن اخبار خودداری کنید. خواندن و پیگیری اخبار برای کارآفرینان حائز اهمیت است؛ اما این کار را برای پرت کردن حواس خود انجام ندهید. ورود به شبکه های اجتماعی و یا بازدید از سایت خبری مورد علاقه بسیار آسان است. ما در این جامعه به اطلاعات معتاد شده ایم و باید این عادت را با اختصاص دادن زمان برای ایجاد بهره وری، ترک کنیم.

15. از انجام دادن چنیدن کار به صورت همزمان خودداری کنید. با انجام این کار احساس می کنید که کار بیشتری را در یک محدوده ی زمانی انجام داده اید؛ اما به یاد داشته باشید که در واقع، توانایی خود در انجام دادن کارها با بالاترین سطح بهره وری را تخریب می کنید. در حقیقت، برآورده شده که انجام دادن چندین کار به صورت همزمان می تواند تا 40 درصد، بهره وری شما را کاهش دهد.

16. بسته هایی از کارهای کوچک را در آن واحد انجام دهید. همه ی ما کارهای بسیار کوچکی را به عهده داریم که روی هم انباشته می شوند؛ این کارها اغلب موارد اداری مثل امضا کردن پرونده های مختلف یا چک کردن ایمیل ها هستند. سعی کنید که موارد اینچنینی را در دسته های مشابهی قرار داده تا بتوانید تمامی آنها را در آن واحد انجام دهید.

17. کار کردن در خانه را امتحان کنید. برخی از مطالعات نشان می دهند که کار کردن در خانه، میزان بهره وری را افزایش می دهد و البته نشان می دهد که شما به اندازه ی کافی از اعتبار برخودار هستید که اجازه ی چنین کاری را داشته باشید. اگر چنین رویکردی با موفقیت روبرو نشد، چیزی را از دست نداده اید و به راحتی می توانید همان رویکرد قبلی را ادامه دهید.

18. تمایل به کمال گرایی را از بین ببرید. کارآفرینان کارهای خود را با خلاقیت و تخیل به پیش می برند، و در حرفه ی شلوغ امروزی ما، این خصوصیات باعث بروز تمایل به کمال گرایی می شود. به طور معمول، این خصیصه ی خوبی به شمار می رود؛ نشان می دهد که کار ما از اهمیت ویژه ای برخوردار است؛ اما در سطوح بالاتر و در پروسه ی به سرانجام رساندن کارها، مشکل ایجاد می کند. سعی کنید که به خاطر موارد کوچک، استرس نداشته باشید. کمال گرایی اغب دشمن پیشرفت است.

19. تا حد امکان از نرم افزار اتوماسیون استفاده کنید. اتوماسیون بازاریابی، همیشه یک ایده ی خوب به شمار نمی رود، اما فرصت های بسیار زیادی وجود دارند تا بتوان بالاترین تاثیر را از آنها دریافت کرد. برای مثال می توانید پست های شبکه های اجتماعی را زمانبندی کنید، ایمل های بازاریابی را تنظیم کنید و حتی تقویم خود را به صورت اتوماتیک، به روز رسانی کنید؛ البته اگر از برنامه ی مناسبی استفاده کنید.

20. از قانون دو دقیقه استفاده کنید. قانون دو دقیقه بیان می کند که اگر برای انجام یک کار، تنها به دو دقیقه یا کمتر زمان نیاز دارید، پس سریعا آن را انجام دهید. در غیر اینصورت، یادداشت کردن آن در لیست وظایف، زمان بیشتری را به خود اختصاص می دهد، علاوه بر اینکه بعدها نیز باید به سراغ آن رفته و آن را انجام دهید.

21. تلاش کنید تا عادت های بد خود را به مرور زمان کنار بگذارید. عادت های بد حقیقتا زیانبار هستند و همه ی ما به خوبی از وجود آنها باخبر هستیم. بیش از اندازه به ایمیل ها سر زدن، چک کردن مداوم فیس بوک و غیره، از جمله ی این موارد هستند. اما چطور می توان به آرامی بر آنها غلبه کرد، بدون اینکه ذهن شما را درگیر کنند؟ یکی از بهترین روش ها این است که آنها را با عادت های خوب جایگزین کنید.

22. بیشتر از خودکار و کاغذ استفاده کنید. شاید احساس کنید که این کار یک منسوخ شده باشد و یا اینکه شما را در زمان به عقب ببرد، با اینحال این کار را امتحان کنید. استفاده از خودکار و کاغذ در تمرکز کردن به شما کمک می کند؛ علاوه بر این، بهتر به خاطر می آورید که کدامیک از کارهایی که نوشته اید، مهم تر است. بر خلاف نمایشگر موبایل و کامپیوتر، هیچ حواس پرتی در یک کاغذ سفید وجود ندارد.

23. کارهایی که حجم زیادی دارند را به بخش های کوچک تر تقسیم کنید. زمانی که به یک پروژه ی بزرگ که زمان زیادی را لازم دارد نگاه می کنید، ممکن است که شروع کردن آن برای شما ترسناک باشد. اما به جای اینکه به صورت یکجا به آن حجم غول آسا نگاه کنید، آن را به بخش های کوچک تر و قابل مدیریت تقسیم کنید.

24. همیشه مدت زمانی بیشتر از حد نیاز را برای خود در نظر بگیرید. بیشتر ما نمی توانیم زمان را به خوبی برآورد کنیم، به ویژه در شرایط حرفه ای. اگر مدت زمان بیشتری را برای هر کاری در نظر بگیرید، همیشه جلوتر از کار پیش می روید.

25. بعد ازظهرها ازقهوه یا چای استفاده کنید. افراد به طور معمول در ساعات اولیه ی روز از چای یا قهوه استفاده می کنند تا انرژی آنها را افزایش دهد، اما درواقع تاثیر آن در ساعات بعدازظهر بیشتر است، چرا که در این زمان احساس خواب آلودگی به شما دست می دهد. کمی کافئین در این بازه ی زمانی می تواند شما را به سطح انرژی اولیه باز گرداند.

26. سریع ترتصمیم بگرید. شما باید به شیوه ی هوشمندانه ای تصمیمات خود را اتخاذ کنید؛ اما نمی توان آنها را به حال خود واگذر کرد، چرا که به اتلاف وقت منجر می شود. سریع تر تصمیم نهایی خود را اتخاذ کنید، بدین ترتیب می توانید هرچه سریع تر به ادامه ی کار بپردازید.

27. دسکتاپ کامپیوتر خود را منظم کنید. اگر برای تمامی فایل ها، روی دسکتاپ خود یک شورتکات ساخته اید، دچار سردرگمی می شوید. اگر به طور منظم، دسکتاپ خود را مرتب نکنید، یک حواس پرتی دیگر را برای خود ایجاد کرده اید و متوجه می شوید که مستقیما با میزان بهره وری شما در ارتباط است. تنها کافیست چند دقیقه ای را برای آن اختصاص دهید و همه چیز را سر جای خود قرار دهید.

28. فایل های دیجیتالی خود را مرتب کنید. همانند نمونه ی بالا، زمانی را برای مرتب کردن این فایل ها اختصاص دهید، فرقی نمی کند که در حافظه ی کلود باشند یا دسکتاپ، در هر صورت باید این کار را انجام دهید. یک سلسله مراتب شفاف و دقیق را در رابطه با هر فایلی انتخاب کنید. این کار باعث می شود که از سردرگمی خود و اعضای تیمتان جلوگیری کنید.

29. یک پلاگین مرورگر برای مسدود کردن حواس پرتی ها پیدا کنید. چندین پلاگین مرورگر ساخته شده که اجازه نمی دهد تا وب سایت های دیگر، تمرکز شما را از بین ببرند.

ترفندهایی برای بهبود حالت روانی و سلامت احساسی

30. هر روز صبح، پس از بیدار شدن، تخت خود را مرتب کنید. مرتب کردن تختخواب باعث نمی شود که ایده ی جدیدی به سرعت به ذهن شما خطور کند و یا اینکه به روند کار کردن شما سرعت ببخشد؛ اما فرصتی را ایجاد می کند که کمی آرام تر شوید و ذهن خود را پاک کنید. علاوه بر این، بخشی از اهمیت موضوع نظم نیز به شمار می رود.

31. به تعطیلات بروید. در موارد قبل به اهمیت استراحت کردن اشاره شد. اما به یاد داشته باشید که گاهی اوقات به تعطیلات بروید و از همه چیز دور شوید. در غیر اینصورت، این احتمال وجود دارد که استرس، تمام وجود شما را فرا بگیرد.

32. خواب کافی داشته باشید. شاید به نظر برسد که وقت کافی برای این کار ندارید، اما باید برای آن برنامه ریزی کنید و زمان هایی را برای خوابیدن اختصاص دهید. هر شب باید هفت تا هشت ساعت کامل را بخوابید، در غیر اینصورت ممکن است که دچار اختلال توانایی های شناختی شوید.

33. برای ورزش کردن برنامه ریزی کنید. ورزش کردن از مزیت های بیشماری برخوردار است، پس مدت زمانی را برای این کار در نظر بگیرید. با ورزش، یک بهبود کوتاه مدت در اثر آدرنالین به وجود می آید و در نهایت، ترشح اندروفین باعث می شود که حالت روانی و احساسی بهتری داشته باشید. علاوه بر این، انرژی بیشتری خواهید داشت و تمرکز شما نیز طولانی تر خواهد بود.

34. هر روز صبح یا غروب تمرین مدیتیشن را انجام دهید. مدیتیشین عمیق ذهنی باعث کاهش میزان استرس شده، عملکردهای شناختی را تقویت کرده و روحیه ی شما را بهبود می بخشد. تبدیل کردن آن به یک عادت، چالش برانگیز است، ما اگر بتوانید این کار را انجام دهید، هرگز پشیمان نخواهید شد.

35. آب بیشتری بنوشید. این یک ترفند ساده است، پس به سرعت از آن بهره مند شوید. بخش زیادی از بدن ما از آب تشکیل شده است؛ بنابراین، آبرسانی به آنها می تواند در بهبود عملکرد بدن نقش بسزایی داشته باشد. همیشه یک لیوان آب روی میز خود داشته باشید.

36. غذاهای سالم تری را میل کنید. بر هیچ کس پوشیده نیست که تنقلات برای بدن زیانبار است؛ علاوه بر این می تواند با ایجاد احساساتی مثل ضعف، بیحالی، بی قراری و کمبود انرژی، به عملکرد شما در ساعات کاری آسیب بزند. در عوض از پروتئین، کربوهیدرات های پیچیده، میوه و سزیجات استفاده کنید.

37. خوراکی های آماده را به همراه داشته باشید. زمانی که انرژی شما کمی کاهش یافته، وسوسه می شوید که کمی تنقلات بخورید یا اینکه سری به فست فودی همسایه بزنید؛ اما پیشنهاد می کنیم که خوراکی های سالم را برای خود آماده کرده و آن را دم دست قرار دهید. مغزها و میوه های خشک نیز از خوراکی های خوب پیشنهادی هستند.

38. یک وبلاگ یا دفترچه خاطرات داشته باشید. خاطرات خود را در دفترچه یا یک وبلاگ (البته اگر با خواندن آنها توسط عموم مردم مشکلی ندارید) بنویسید؛ این کار باعث می شود که ذهن خود را مرتب کرده و به آن نظم ببخشید. بنویسید که چه کارهایی را در طول روز به خوبی یا به اشتباه انجم داده اید و احساسات خود را در آن یادداشت کنید. این کار یکی از بهترین روش ها برای از بین بردن استرس و ارزیابی رفتارهای شخصی به شمار می رود.

39. کمی از نمایشگرها فاصله بگیرید. زمانی که هشت ساعت از شبانه روز را به نمایشگر ها خیره می شوید، قطعا با سردرد مواجه شده و یا درد چشم شما را آزار خواهد داد. کمی از نمایشگر و میز کارتان دور شوید، بیرون رفته و هوای تازه استشمام کنید و یا کمی در همان محیط دفتر قدم بزنید. بدون شک، احساس تازگی به شما دست خواهد داد.

40. چیزی را پیدا کنید که برای شما هیجان انگیز باشد. فرقی نمی کند که چه چیزی باشد، اما حتما به چیزهایی نیاز دارید که نسبت به آنها هیجان زده می شوید. برای مثال یک کنسرت که به زودی برگزار می شود، یک قرار و یا یک برنامه ی تلویزیونی ویژه. هر زمان که احساس خسگی به شما دست داد، این موارد را به خودتان یادآوری کنید.

41. بعد از انجام دادن پروژه های سنگین به خودتان پاداش بدهید. زمانی که احساس می کنید که تلاش هایتان نتیجه بخش بوده، به راحتی می توانید یک نیرو محرکه ی جدیدتر را دریافت کنید. زمانی که یکی از پروژه های سنگین را به سرانجام رساندید، برای خودتان جایزه در نظر بگیرید.

42. یک حیوان خانگی داشته باشید و یا اینکه به تصاویر حیوانات نگاه کنید. محبت فیزیکی یا "چیزهای بانمک" تاثیر زیادی را بر سطح استرس شما دارند. اگر نمی توانید در محیط کار خود، حیوان خانگی نگه داری کنید، حداقل کمی به تصاویر حیوانات نگاه کنید.

43. به کسانی که دوستشان دارید زنگ بزنید. حرف زدن با کسانی که به آنها عشق می ورزیم، موجب ترشح دوپامین می شود. این یک ماده ی شیمیایی است که در روابط اجتماعی نقش دارد و زمانی که احساس می کنید بهره وری شما رو به زوال می رود، به شما کمک می کند که انرژی خود را دوباره به دست آورید.

44. دفتر کار و میز خود را مرتب کنید. گفته می شود که نابغه ها در فضای شلوغ و درهم برهمی کار می کنند، با اینحال، کار کردن در یک محیط شلوغ، آخرین چیزی است که در یک روز کاری شلوغ به آن نیاز دارید. چند دقیقه ای را برای مرتب کردن دفتر خود زمان بگذارید.

45. از تعطیلات آخر هفته ی خود لذت ببرید. تعطیلات آخر هفته، نمونه ی کوچک تعطیلات هستند و بهره گیری از آنها حائز اهمیت است. اگر در این روزها نیز کار کنید و یا اینکه در جلسه های کاری شرکت کنید، احساس آرامش نخواهید داشت.

46. اما کمی کار کردن در روز جمعه خالی از لطف نخواهد بود. کار کردن در روز جمعه باعث می شود که برای روز بعد آماده شوید. ارتباط های محیط کاری و موارد مشابه در این روز موجب حواس پرتی شما نخواهد شد و زمان زیادی برای انجام دادن کارها را در اختیار خواهید داشت. یک راه فرار برای خودتان ایجا کنید و روز شنبه را با بهره وری بالاتری آغاز کنید.

47. به نیمه ی پر لیوان نگاه کنید. یک تنظیمات ساده در چشم انداز می تواند بر میزان استرس و توانایی به اتمام رساندن کارها، نقش اساسی داشته باشد. برای اصلاح کردن افکار منفی تلاش کنید و به جوانب مثبت کار فکر کنید.

48. با رنگ های مختلف محیط اطراف خود را بپوشانید. کار کردن در یک محیط یکنواخت، شما را خسته و کسل می کند. در عوض تلاش کنید که در چیدمان محیط کار خود از رنگ های بیشتر استفاده کنید. این کار باعث تحریک فکر و از بین رفتن استرس می شود.

49. در دکور دفتر کار از آثار هنری استفاده کنید. هنرهای انتزاعی را در چیدمان دفتر خود به کار بگیرید. این کار علاوه بر کاهش استرس، موجب افزایش خلاقیت شده و در پیدا کردن راه حل به شما کمک می کند.

50. گل و گیاه را نیز در دفتر کار خود قرار دهید. بنابر دلایلی که هنوز هم به طور دقیق مشخص نشده، گیاهان موجب تقویت احساس خوشبختی و بهره وری می شوند. شاید به خاطر حس طبیعی است که القا می کنند و یا اینکه اکسیژن بیشتری را به محیط اضافه می کنند؛ یک دلیل دیگر این است که افراد به گل و گیاه علاقه دارند.

51. در ساعات استراحت، خلاقیت به خرج دهید. زمانی که در حال استراحت، خط خطی کردن و یا امضا کردن هستید، ماهیچه های خلاقیت خود را تمرین دهید. تمرین های خلاقیت، استرس را از بین برده و می تواند در ایجاد ایده های خلاقانه تر به شما کمک کند.

52. موارد الهام بخش را به خود نزدیک تر کنید. چیزهای که موجب ایجاد انگیزه شده و الهام بخش هستند را روی میز کار خود قرار دهید. شاید یک یادآوری کوچک از اهداف شما باشد، عکس کسانی که دوستشان دارید و یا یک کتاب انگیزشی. در روزهای پرفشار، به چیزهایی نیاز دارید که به شما انرژی می دهند.

ترفندهای برقراری ارتباط

53. جلسه یا ملاقات ها را در عرض 15 دقیقه تمام کنید. تقریبا تمامی افراد به این نتیجه رسیده اند که جلسه های کوتاه تر، مفید تر هستند. با این روش، مجبور هستید که هرچه سریع تر به اصل مطلب بپردازید و زمان را هدر نمی دهید. تلاش کنید تا جلسه ها را در عرض 15 دقیقه و یا حداکثر 30 دقیقه تمام کنید.

54. دستور جلسه ی فعالانه اعلام کرده و تکالیفی را برای افراد در نظر بگیرید. زمانی که وظیفه ی برگزاری یک جلسه به عهده ی شماست، باید از قبل برای آن برنامه ریزی کنید و تکالیف مختلفی را برای افراد حاضر در جلسه تعیین کنید.

55. تعداد شرکت کننده های حاضر در جلسه را کاهش دهید. لازم نیست که تمامی افراد دپارتمان را به جلسه دعوت نیست. ایمیل اطلاع رسانی درباره ی جلسه را برای تمامی افراد ارسال نکنید و تنها مهم ترین افراد بخش را به جلسه دعوت کنید.

56. در جلسه ها تمرکز خود را حفظ کنید. دستور جلسه ها در اختیار شماست، بنابراین تلاش کنید تا به آن پایبند باشید. اگر افراد حاضر از محوریت موضوع خارج شده اند، وظیفه ی شماست که کنترل را به دست بگیرید.

57. از نقطه ی قوت رسانه های اجتماعی استفاده کنید. تعداد زیادی از این رسانه های اجتماعی و ارتباطی وجود دارند، پس از آنها به نفع خود استفاده کنید. برای مثال، خوبی پیام های کوتاه به خاطر سریع و کوتاه بودن آنهاست. اما ایمیل اجازه ی ارسال پیام های طولانی تر را به شما می دهد؛ تماس های تلفنی نیز برای مکالمه های سریع کاربرد دارند.

58. زنجیره ی ایمیل های غیرمولد را قطع کنید. زنجیره ی ایمیل ها می تواند حجم زیادی را به خود اختصاص دهد، به ویژه در شرایطی که پذیرنده های زیادی داشته باشد. اگر آنها از موضوع اصلی خارج شده و یا اینکه در روند پیشرفت با مشکل مواجه هستند، آنها را قطع کنید.

59. همیشه از قسمت موضوع ایمیل استفاده کنید. قسمت موضوع بی دلیل به وجود نیامده است. از آنها استفاده کنید. هیچ کس دوست ندارد ایمیلی را دریافت کند که قسمت موضوع آن خالی مانده است.

60. ایمیل ها را دسته بندی کنید. زمانی که در حال مرتب کردن ایمیل ها و خالی کردن اینباکس هستید، سعی کنید که آنها را در موضوعات مختلف دسته بندی کنید. آنها را پاک کرده و یا به فولدر مرتبط ارسال کنید. حال که صحبت از فولدر سازی به میان آمده باید بگوییم...

61. به ایمیل های خود نظم بدهید. برای سازمان دادن به ایمیل های خود برنامه ریزی کنید، آنها را در فولدرهای مختلف دسته بندی کنید و یا از جیمیل لیبل استفاده کنید. ساختن یک فولدر یا لیبل تنها چند ثانیه از زمان شما را می گیرد، سپس می توانید ایمل ها را در فولدر مربوط به خود قرار دهید. از این کار برای گروه ساختن پیام ها با توجه به دسته بندی موضوعی استفاده کنید.

62. اشتراک ایمیل های آزار دهنده را لغو کنید. شما نیز همانند بیشتر کارآفرینان، احتمالا صدها ایمیل بازاریابی دریافت می کنید که هیچ توجهی به آن ندارید. این ایمیل ها، زمان را تلف کرده و حواس شما را پرت می کنند؛ بنابراین پیشنهاد می کنیم که اشتراک خود را لغو کنید.

63. کنفرانس های از راه دور را به حداقل برسانید. تماس های تلفنی هنوز هم یکی از بهترین روش ها برای برقراری ارتباط هستند، حتی در این دوره ای که راه های ارتباطی بسیار زیاد شده است. با اینحال، زمانی که چندین نفر تلاش می کنند که در آن واحد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، به یک کابوس تبدیل خواهد شد.

64. مکالمه ها را ضبط کنید. تا حد امکان تلاش کنید که مکالمه های بیشتری را ضبط کنید. این کار باعث می شود که سند داشته باشید. علاوه بر این، هر حرفی که توسط افراد زده شده، به صورت ضبط شده باقی می ماند تا از هرگونه سردرگمی جلوگیری شود.

65. حجم همه چیز را با استفاده از بولت پویت کاهش دهید. بولت پوینت ها (●) یک روش مناسب برای خلاصه کردن به شمار می رود که خواندن مطلب را نیز آسان تر می کند. تا جایی که محتوا به شما اجازه می دهد از آنها استفاده کنید تا درک مطلب برای خواننده ها آسان تر شود.

66. روی آیتم های فعالیتی متمرکز شوید. فرقی نمی کند که از چه طریقی ارتباط برقرار می کنید، نهایتا باید تمرکز نهایی خود را روی آیتم های فعالیتی قرار دهید. اصلا دلیل شما برای برقراری ارتباط چیست؟ زمانی که شما و سایر شرکت کننده ها، جلسه را ترک کنند، باید چه کارهایی را انجام دهند؟

67. حرف کسی را  قطع نکنید؛ حداقل تا زمانیکه یک کار مهم  پیش نیامده، این کار را نکنید. قطع کردن حرف افراد، موجب حواس پرتی شده و زنجیره ی افکار را پاره می کند؛ اینها درواقع نابود کننده ی بهره وری هستند. یک استاندارد در نظر بگیرید و تا زمانیکه موضوع مهمی مطرح نشده، حرف کسی را قطع نکنید.

68. تمامی یادداشت ها را در یک محل قرار دهید. در موارد قبلی اشاره شد که یک اپلیکیشن را برای یادداشت کردن چیزهایی که به ذهنتان خطور می کند، نگهداری کنید. با استفاده از آن مطمئن می شوید که یادداشت های تمامی افراد در محل مناسبی نگه داری شده و در صورت لزوم، در دسترس همه قرار می گیرد.

69. تندخوانی را بیاموزید. تندخوانی به شما کمک می کند که محتوای بیشتری را با سرعت بیشتر و درک مطلب بالاتر دریافت کنید. راه های زیادی برای یادگیری این مهارت وجود دارد؛ برای مثال می توانید از اپلیکیشن هایی کمک بگیرید که شما را به سمت مسیر درست هدایت می کنند.

70. هشدارها یا نوتیفیکیشن ها را کمتر کنید. هشدارهای ایمیل، پیام کوتاه، توییت و غیره، موجب قطع شدن زنجیره ی افکار می شود و به توجه شما نیاز دارند. سعی کنید تا آنها را کاهش داده و یا به طور کل حذف کنید، حتی در اپلیکیشن های ارتباطی که برای ارتباطات کاری نیز استفاده می کنید، پیشنهاد می کنیم که آنها را کمتر کنید.

71. از همه چیز بازخورد بگیرید. بازخوردها یکی از بهترین ابزارها برای رشد شخصی هستند. تا جایی که می توانید، بازخوردهای مختلف را دریافت کنید؛ این بازخوردها از هر کسی مثل همکاران، رئیس، کارمندان و یا حتی مشتریان نیز انتقال داده می شود. هرچقدر که بیشتر درباره ی خودتان بدانید، برای رشد شما بهتر خواهد بود.

72. درباره ی همه چیز بازخورد ارائه دهید. همانند نمونه ی بالا، شما نیز باید بازخوردهای خود را درباره ی اتفاقات و افراد پیرامون خود ارائه دهید تا یک محیط کاری مناسب را ایجاد کنید. همه ی افراد از مزایای این رویکرد بهره خواهند کرد. شما نیز درواقع محیطی را فراهم کرده اید که همه از دریافت و انتقال بازخورد لذت برده و از آن استقبال می کنند.

73. قبل از اینکه نیاز داشته باشید، درخواست کمک کنید. شما نمی توانید در 100 درصد از مواقع یک ابرقهرمان باشید. شما به عنوان یک کارآفرین، با محدودیت هایی مواجه هستید و به کمک نیاز دارید. بنابراین، غرور خود را فرو برده و قبل از اینکه دیر شود، از دیگران کمک بخواهید.

74. مختصر باشید. مکالمه های مختصر در همه جای دنیا بهتر هستند. با این کار زمان کمتری را هدر داده و هرچه سریع تر به اصل موضوع می پردازید. علاوه بر این، ابهام کمتری نیز به وجود خواهد آمد. خلاصه گویی را در تمامی مدل های ارتباطی خود تمرین کنید، به زودی متوجه می شوید که این توانایی شما نیز بهبود یافته است.

75. بیشتر گوش کنید. فرقی نمی کند که در چه موقعیتی قرار دارید، همیشه می توانید شنونده باشید. گوش کردن باعث می شود که درک بهتری داشته باشید و بیشتر یاد می گیرید. علاوه بر این به عنوان یک فرد باهوش شناخته می شوید. به گوش کردن بیشتر و بهتر متعد شوید.

ترفندهای تیمی

76. پتاسیل های بالا را استخدام کنید. اگر در موقعیتی هستید که می توانید افرادی را استخدام کنید، پس تلاش کنید که به جای تجربه، توانایی های بالقوه را به خدمت بگیرید. هیچ کس اهمیت تجربه را زیر سوال نمی برد، اما باعث می شود که هزینه ی حقوق بیشتری را تقبل کنید، علاوه بر این، هیچ کس نمی تواند عملکرد آینده ی این افراد را تضمین کند. در مصاحبه های شغلی درباره ی آینده سوال بپرسید، بدین ترتیب درک درستی از پتانسیل افراد خواهید داشت.

77. روش موثری را برای واگذاری کارها به افراد انتخاب کنید. واگذار کردن برخی کارها به دیگران یکی از بهترین روش ها برای کم کردن حجم کار و در نتیجه، سازمان یافتگی بهتر است. اینکه بدانید در چه زمانی و چه کسی را باید انتخاب کنید و پیام خود را با شفافیت هرچه تمام تر منتقل کنید، به شما کمک می کند که به این مهم دست پیدا کنید.

78. گزینه های نیروی کار خارجی را بشناسید. گاهی اوقات، افرادی که در تیم شما حضور دارند برای انجام یک پروژه کافی نیستند. در این مواقع، باید درک درستی از نیروی کار خارجی داشته باشید، که احتمالا شامل شبکه ای از پیمانکاران، یک شریک تجاری و یا حتی یک نیروی کار آزاد می شود.

79. یک منتور یا راهنمای خوب پیدا کنید. یک منتور خوب می تواند در بسیاری از موارد مفید باشد، آنها توصیه هایی را در اختیار شما قرار می دهند، بازخوردهای خود را ارائه می دهند، مسیر شما را پیدا کرده و یا حتی می توانند دوست خوبی برای شما باشند. اگر در رویدادهای رسانه ای شرکت کنید و با افراد حرفه ی خود ارتباط برقرار کنید، می توانید این افراد را شناسایی کرده و از آنها کمک بخواهید.

80. استراتژی های صرفه جویی در زمان را به اشتراک بگذارید. اگر توانستید یک استراتژی برای صرفه جویی در زمان را پیدا کنید، حتما آن را با اعضای تیم خود به اشتراک بگذارید. هیچ دلیلی وجود ندارد که چنین موضوع مهمی را مانند یک راز پیش خود حفظ کنید. آنها را تشویق کنید که همین کار را انجام دهند.

81. از نرم افزارهای بهینه در زمینه ی مدیریت پروژه و هماهنگی استفاده کنید. اگر شما هم همانند بسیاری از کارآفرینان دیگر هستید، پس تیم شما به نوعی نیروی مرکزی برای بخش عمده ای از همکاری ها نیاز دارد، چیزی مثل نرم افزار مدیریت پروژه. هزاران گزینه ی انتخابی وجود دارد. تنها کافیست کمی تحقیق کرده و نسخه ی مورد نظر را پیدا کنید.

82. استانداردهای بهتری را برای برقراری ارتباط انتخاب کنید. اگر شما رهبر یک تیم کاری هستید، بنابراین وظیفه ی تعیین استانداردهای برقراری ارتباط را به عهده دارید. از اینکه برخی دستورالعمل ها را انتخاب کنید هراسی نداشته باشید. فراموش نکنید که خودتان هم از دستورالعمل هایی که تعیین کرده اید پیروی کنید تا یک الگوی خوب باشید.

83. فرد مسئول دیگری را انتخاب کنید. یک فضای مسئولیت متقابل را میان اعضای تیم خود ایجاد کنید. اعضای تیم خود را ترغیب کنید تا در زمان هایی که در حال انجام دادن کار موثری هستند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. انتقادهای وارده را نیز پذیرا باشید. این کار به شما کمک می کند تا یک فضای پایدار را ایجاد و حفظ کنید.

84. گفتگوهای آزاد را آسان کنید. شرایطی را ایجاد کنید که افراد همرده و یا اعضای تیم بتوانند در باره ی هر موضوعی به راحتی با شما حرف بزنند. این کار به زمان نیاز دارد؛ اما از طریق اعتماد متقابل، قابلیت دسترسی و گوش کردن فعال امکان پذیر است. گفتگوی آزاد باعث می شود که راحت تر بازخوردها را دریافت کنید، فعالانه تر به مشکلات رسیدگی کنید و همکاران خود را بهتر بشناسید.

85. از وایت بورد استفاده کنید. این روش کمی ساده است و شاید هم منسوخ شده باشد؛ اما شاید باور نکنید که یک وایت بورد فیزیکی چطور می تواند در میزان همکاری افراد نقش داشته باشد. این یکی از بهترین روش ها برای جریان مغزی تیمی به شمار می رود. حتی در دراز مدت می توانید در مدیریت پروژه ها از این روش استفاده کنید.

86. تمامی افراد را به شرکت کردن تشویق کنید. همانطور که از نام "تیم" بر می آید، باید از پتانسیل های تمامی افراد استفاده کرد. تاثیر بیشتر زمانی پدیدار می شود که تمامی افراد با یکدیگر فعالیت می کنند. زمانی که جلسه های تیمی یا جلسه های جریان مغزی داشته باشید، از تمامی افراد بخواهید که در آن شرکت کنند. تمامی افکار و صداها با ارزش هستند.

87. برای ایجاد صمیمیت تیمی زمان بگذارید. صمیمیت به صورت مصنوعی و یا به زور شکل نمی گیرد؛ اما وجود آن برای همکاری موثر الزامی است. شما می توانید برای ایجاد صمیمیت میان اعضای تیم وقت صرف کنید، با هم بازی کنید و یا برنامه هایی را بیرون از محیط کاری ترتیب دهید.

88. از نرم افزار کلود برای اشتراک گذاری و ذخیره ی فایل ها استفاده کنید. حتما تا به حال از نرم افزار کلود برای پشتیبانی از فایل ها و اشتراک گذاری آنها با دیگران استفاده کرده اید. این نرم افزار، هزینه ای دربر ندارد، از امنیت فایل های شما اطمینان حاصل می کند و تمامی افراد را مطلع می کند. حتی تنظیمات ساده ای مثل دراپ باکس و گوگل داکس هم می توانند عملکرد همکاری شما را بهبود بخشند.

ترفندهای تحلیلی و پیشرفت

89. مهارت تایپ خود را تقویت کنید. این راهکار مثل این است که به دنبال مهارت های دبیرستانی باشید، اما کمی فکر کنید: چه مدت از روز را برای تایپ کردن اختصاص می دهید؟ اگر کارآفرینی هستید که وظایف زیادی به شما واگذار شده، پس این کار باید یکی از اولویت های شما باشد. تقویت مهارت تایپ به میزان 10 تا 20 درصد می تواند تاثیر شگفت انگیزی را بر صرفه جویی در زمان به همراه داشته باشد.

90. کتاب و مقاله های معتبر را مطالعه کنید. هر چیزی که می خوانید می تواند برای جایگاه شما به عنوان یک کارآفرین مفید و با ارزش باشد. با این روش احتمالا می توانید مهارت جدیدی را بیاموزید و یا خلاصه ای از صنایع نوپا را بشناسید و یا اینکه احتملا وارد دنیایی جادویی خواهید شد. هر تلاشی که در این زمینه انجام دهید، در واقع در حال تقویت حافظه، تمرکز، دایره ی لغات و باز کردن ذهن به دنیای جدیدی از چشم انداز ها هستید.

91. مشخص کنید که انجام دادن هر کاری چه میزان از زمان شما را به خود اختصاص می دهد. از نرم افزارهای ساده ی پیگیری زمان استفاده کنید و یا حتی می توانید تایمر گوشی خود را به کار بگیرید تا زمانی که هر کار به خود اختصاص می دهد را محاسبه کنید. سپس باید تمام موانع و سورپرایزها را برآورد کنید. انجام چه کاری به زمانی بیشتر از آنچه که برای آن در نظر گرفته اید، نیاز داشته است؟ چگونه می تون این زمان را به حداقل رساند؟

92. باید بدانید که در چه زمان هایی بالاترین میزان بهره وری را دارید. افراد با هم فرق دارند؛ بهره وری برخی از افراد در طول روز و ساعات اولیه ی صبح بیشتر است و برخی دیگر در طول شب کارایی بهتری دارند. به سطح بهره وری و تمرکز خود دقت کنید و بدانید که چه چیزهایی می تواند برنامه ی زمانی شما را ارتقا دهد.

93. مواردی که باعث حواس پرتی می شوند را شناسایی کرده و آنها را به مرور زمان حذف کنید. حواس پرتی ها دشمن بهره وری هستند. اما از بین بردن آنها آسان نیست. پس حواس خود را متمرکز کرده و آنها را شناسایی کنید.

94. اپلیکیشن هایی که بازده چندانی ندارند را پاک کنید. به گوشی هوشمند و سایر دستگاه های خود نگاه کنید و نگاهی به فهرست آن بیاندازید. کدامیک از آنها حقیتا کارآمد هستند؟ چه تعدادی از آنها زمان زیادی را از شما می گیرند؟ برای این کار به کمی اراده نیاز دارید؛ اما پیشنهاد می کنیم اپلیکیشن هایی که بازده ندارند و زمان زیادی را به خود اختصاص می دهند را پاک کنید. جای نگرانی ندارد، چرا که اگر حقیقتا دلتنگ آنها شوید، می توانید آنها را دوباره دانلود کنید.

95. دستگاه ها و نرم افزارهای خود را به روز رسانی کنید. تکنولوژی هایی که استفاده می کنید، نقش بسزایی را بر میزان بهره وری شما دارند. دستگاه های قدیمی تر، زمان بیشتری را مصرف می کنند. به همین دلیل است که باید آخرین نسخه ی دستگاه ها و نرم افزارها را در اختیار داشته باشید تا بتوانید بالاترین توانای خود را به اجرا بگذارید.

96. لیستی از بهترین منابع خبری خود را مشخص کنید. به جای اینکه به صورت اتفاقی به دنبال اخبار مورد علاقه ی خود باشید، پیشنهاد می کنیم که لیست سازمان یافته ای از منابع خبری را تهیه کرده تا در آینده، به سرعت به آنها دسترسی داشته باشید. برای مثال می توانید از Feedly استفاده کنید.

97. حداقل با دو منبع همکار در ارتباط باشید. سعی کنید که ارتباط خود با حداقل دو منبع ارتباطی در عرصه ی فعالیتی خود را حفظ کنید و هر ماه، یک یا دو بار با آنها ارتباط برقرار کنید. شما می توانید در اهداف، تبادل اطلاعات و گسترش ایده های یکدیگر، با هم همکاری کنید.

98. حداقل یک بار در ماه، در یک کلاس آموزشی شرکت کنید. همیشه چیزهای بیشتری برای یادگیری وجود دارد، بنابراین تلاش کنید در کلاس های آموزشی شرکت کنید. این کار یک فرصت عالی برای یادگیری را در اختیار شما قرار می دهد. این کلاس ها به طور معمول سرگرم کننده  هستند و می توانید با افراد جالب دیگر آشنا شوید.

99. بررسی ریشه ای دلایل را به کار بگیرید. اینگونه از بررسی ها برای تشخیص دلیل اصلی مواردی که بهره وری شما را از بین می برند مفید خواهد بود. فرض کنید که تمرکز خود را از دست داده اید، اما چه چیزی باعث شد که به این مرحله برسید؟ کارهای شما به موقع انجام نشده؛ چرا؟

100. شکست های خود را قبول کنید و از آنها عبور کنید. شما بی نقص نیستید و هرگز نخواهید بود. شما کارهای خود را به تعویق می اندازید، دچار حواس پرتی می شوید و زمانی بیشتر از حد نیاز را برای پروژه ها صرف می کنید. این اتفاق ها عادی هستند، پس خودتان را سرزنش نکنید و آنها را پشت سر بگذارید.

101. مقاله های مربوط به بهره وری و بازده را مطالعه کنید. پیشنهاد می کنیم که مقاله های مشابه این مطلب را بخوانید. خواندن این مقاله تقریبا 30 دقیقه از زمان شما را به خود اختصاص داده، اما قطعا مطالب آموزنده ای را در بر داشته است.

به کار گیری ترفندها در زندگی واقعی کمی دشوار است؛ اما امیدواریم این استراتژی ها، عادت ها و ایده ها برای شما مفید واقع شوند. با وجود تعداد زیاد پتانسیل هایی که می توانند عملکرد اجرایی  و سلامت شما را تقویت کنند، می توان تضمین کرد که حداقل یکی از موارد ذکرشده در این مطلب وجود دارد که قبلا درباره ی آن اطلاعی نداشته اید. تنها همان یک مورد کافیست تا بتواند زندگی شما را به عنوان یک کارآفرین بهبود بخشد.

با این اوصاف پیشنهاد می کنیم که حداقل یکبار آنها را امتحان کنید. به یاد داشته باشید که چیزی برای از دست دادن وجود ندارد.

 

منبع: Entrepreneur

آیا به نظر شما این مطلب مفید بود؟

2017-05-28 15:12:00
دسته بندی ها