کارآفرینان لازم است رفتار کنترل شده‌ای داشته باشند و در پاسخ‌گویی به ایمیلهایشان خیلی عجله نکنند، چرا که رفتار عجولانه سبب می‌شود شأن و منزلت یک کارآفرین پایین بیاید. با یوکن همراه باشید.
خیلی از مدیران و افراد کارآفرین همیشه در تلاش هستند تا در کمترین زمان ممکن به ایمیل‌های دریافتی خود پاسخ دهند. حتی ممکن است برای بعضی از ایمیل‌های خود، سیستم پاسخ‌دهی اتوماتیک راه‌اندازی کنند و جواب‌های خود را در فایلی قرار دهند تا در صورت لزوم، به‌سرعت از آن استفاده کنند. شاید برخی از آن‌ها ایمیل‌ها را در فولدری مخصوص بگذارند تا بر اساس اولویت به آن‌ها پاسخ دهند. ممکن است دیدن چند ایمیل و پیام خوانده نشده به آن‌ها استرس بدهد و در هرجایی مضطرب‌اند تا پاسخ ایمیل‌های خود را ارسال کنند. این مسئله تا جایی جدی است که اگر ایمیلی بعد از 24 ساعت پاسخ داده شود، در ابتدا با معذرت‌خواهی آغاز گردد.
ممکن است جمله «معذرت می‌خواهم که دیر پاسخ دادم» برای شما و فرد گیرنده مشکلاتی به وجود آورد. قبل از هر چیز باید بدانید ایمیل شما نباید با پیامی منفی شروع شود، زیرا این کار سبب می‌شود شأن و منزلت فرد ارسال‌کننده کم شود. علاوه بر آن، شما از خود ضعف نشان داده و این مسئله تمام درخواست‌ها و صحبت‌هایتان را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
از طرفی معذرت‌خواهی به دلیل دیر پاسخ دادن به ایمیل سبب ایجاد فشاری روی هر دو طرف می‌شود و این تفکر را به وجود می‌آورد که ارتباط باید سریع باشد، پس این مسئله باعث به وجود آمدن مشکلاتی خواهد شد.
این مسئله بیشتر شامل حال کارآفرینان می‌شود، زیرا این افراد ساعت کاری مشخصی ندارند و می‌توانند تا ساعات طولانی نیمه‌شب مشغول کار باشند و آخر هفته‌ای برایشان باقی نمی‌ماند.
باید بدانید درصد کمی از افراد انتظار دارند ایمیل‌های آن‌ها به‌سرعت پاسخ داده شود. اگر فردی به دنبال ارتباط سریع‌تر باشد، از طریق دیگر روش های ارتباطی چون تلفن یا پیامک ارتباط برقرار می‌کند که احتمال پاسخ‌گویی آن بسیار بیشتر است.
کمی دیرتر به ایمیل‌های ارسال‌شده پاسخ دهید
نباید برای پاسخ دادن به ایمیل‌ها فشاری روی خود داشته باشید و این کار را با برنامه‌ریزی جلو ببرید. پس اگر پاسخ‌دهی به ایمیل دو روز هم طول کشید، خیلی خودتان را ناراحت نکنید، زیرا ممکن است این کار زمان زیادی را از شما بگیرد و فرصت نداشته باشید وقت خود را به انجام پروژه‌های دیگر اختصاص دهید. پس برای این که جواب‌هایتان سریع‌تر بوده و نتیجه بهتری داشته باشد، پاسخ دادن به ایمیل‌ها را جزئی از کارهای آتی خود بدانید. می‌توانید در هر روز در ساعتی خاص به تعداد معینی ایمیل پاسخ دهید، با این کار زمان زیادی را در بخش Inbox خود صرف نخواهید کرد.
ایمیل تأییدی برای فرد مقابل ارسال کنید
شاید ایمیلی به دستتان رسیده باشد که وقت کافی برای پاسخ‌دهی به آن را ندارید یا حتی نمی‌دانید چه زمانی می‌توانید جواب آن را بدهید، در این زمان ایمیلی خودکار برای طرف بفرستید تا متوجه شود ایمیل به دستتان رسیده است. حتی می‌توانید در جواب به او بگویید: "ایمیل را دریافت کرده‌ام و بعد از مطالعه، پاسخ آن را هفته‌ی آینده ارسال می‌کنم." با این کار نه تنها برای پاسخ‌دهی تحت‌فشار نیستید بلکه شأن و منزلت خود را پایین نیاورده و مخاطب پیام شما را با تصوری مثبت از شما می‌خواند.
برای دیر ارسال شدن ایمیل معذرت‌خواهی نکنید، تشکر بهتر است
اگر فکر می‌کنید به این زودی‌ها قادر به پاسخ‌دهی ایمیل نخواهید بود، برای مخاطب بنویسید : «از صبر و شکیبایی شما متشکرم.»
با این کار به فرد مقابل می‌فهمانید جواب ایمیل را دیر ارسال می‌کنید و شخصیت خود را هم پایین نیاورده‌اید، بلکه می‌توانید در هرزمانی که فرصت داشتید به نامه پاسخ دهید.
منبع : inc
