اگرچه ما انسان‌ها ارتباطات کلامی را اختراع کردیم، اما هنوز هم در آن خیلی خوب نیستیم. ارتباطات واضح وظیفه اصلی رهبران کسب‌وکار و یکی از سخت‌ترین مهارت‌هایی است که باید کسب کنند. زیرا اگر این مهارت را نداشته باشند، کارکنان نمی‌توانند با هم همکاری کنند، و هیچ اتفاق مفیدی رخ نمی‌دهد. در یوکن ما 18 راه بهبود ارتباط در محل کار را بررسی می‌کنیم تا کارایی بیشتری داشته باشید.
ارتباطات چیست؟
مهندسان رادیو می‌دانند که برای برقراری ارتباط خوب، فرستنده باید قوی باشد، گیرنده یک آنتن خوب داشته باشد و باید تداخل رادیویی (RF) بسیار کم باشد. این در مورد ارسال، دریافت و صدا است. به همین ترتیب، فردی که ارتباط برقرار می‌کند (کلامی، نوشتاری وغیره) باید واضح باشد؛ گیرنده باید توجه کند و حواس‌پرتی‌ها و وقفه‌ها باید به حداقل برسند.
مشکل این است که همه ما به ندرت این سه مورد را انجام می‌دهیم و از این رو بسیاری از ارتباطات اداری شکست می‌خورد. با این وجود هر کس دارای ابزارهایی است که می‌تواند همه این موارد را بهبود بخشد. هنگامی که رهبران در این سه مورد خوب هستند، کارکنان نیز تمایل دارند ارتباط خود را در این راستا تقویت کنند.
چگونگی ارتباط مؤثر در محل کار
در اینجا چند راهنمایی آسان برای بهبود ارتباط در محل کار را به شما معرفی می‌کنیم.
1. یک شنونده خوب باشید
شما یک گیرنده هستید و نیاز به یک آنتن خوب دارید. در حقیقت، هرکدام از شما دو آنتن دارید یکی گوش‌هایتان، که باید دو برابر خاصیت فرستندگی داشته باشند؛ دیگری دهانتان است. گوش دادن خوب با حضور کامل در لحظه آغاز می‌شود. هر چه میزان گوش دادن شما کم باشد، طرف مقابل فکر می‌کند که به او اهمیت نمی‌دهید.
2. شایعه پراکنی نکنید
شایعات در محل کار بسیار مخرب هستند. این «اطلاعات» غیر ضروری برای انجام کار، بسیار منحرف کننده بوده و زمان را هدر می‌دهد.
3. با صدای نرم صحبت کنید
رسانه های اجتماعی به ما یاد می‌دهند که وقتی همه فریاد می‌زنند، صدای آرام، بلندتر از همه شنیده می‌شود. حتی زمانی که می‌خواهید صدای خود را بالا ببرید، این کار را انجام ندهید، چراکه بسیار واضح‌تر شنیده خواهید شد.
4. دیگران را به خاطر کارهای با ارزششان تحسین کنید
افرادی که احساس می‌کنند دیگران قدرشان را نمی‌دانند، شنوندگان خوبی نیستند. آن‌ها ممکن است این کار را وقت تلف کردن بدانند و صحبت‌های طرف مقابل را قبول نداشته باشند. اما هنگامی که به یک فرد ارزش داده می‌شود و این موضوع به آن‌ها گفته می‌شود، آن‌ها با اشتیاق گوش خواهند داد. ستایش، آنتن‌های بهتری در شنونده ایجاد می‌کند.
5. صادق و با اخلاق باشید
به طور حتم دلایلی وجود دارد که مردم از سیاستمداران، وکلا و فروشندگان اتومبیل دست دوم خوششان نمی‌آید. این افراد سعی می‌کنند دیگران را با زبانی چرب و نرم گول بزنند. صادق و با اخلاق باشید، چرا که با این کار، اعتماد دیگران را جلب خواهید کرد و مردم فکر می‌کنند که شما قابل اعتماد هستید.
6. هرگز از زبان توهین یا الفاظ رکیک استفاده نکنید
مهم نیست فرد به چه میزان بد باشد، صحبت کردن با آن فرد به نحوی که توهین‌آمیز به نظر برسد، از تعامل شما با آن‌ها جلوگیری می‌کند. قبل بیان کلمات کمی مکث کرده و به آن‌ها فکر کنید. در این صورت کسانی که در اطراف شما هستند، بیشتر مشتاق خواهند بود آنچه می‌گویید را بشنوند.
7. اخلاق کاری خوب داشته باشید
هیچ کس افراد بی مسئولیت را دوست ندارد. پس فرد مسئولیت پذیری باشید و برای کمک به همکاران خود که نیاز به یک دست اضافی دارند، تلاش کنید.
8. به صورت منصفانه با دیگران رفتار کنید
اگر افراد شرکت، شما را به عنوان فردی که با همه یکسان برخورد نمی‌کند ببینند، دیگر به صحبت‌های شما گوش نخواهند داد. اما هنگامی که می‌دانند همان‌گونه که با دیگران رفتار می‌کنید با آن‌ها نیز رفتار می‌کنید، دوست دارند بشنوند چه می‌خواهید بگویید.
9. یک شخص خوشحال باشید که با همه مهربان است
آیا دوست دارید با یک فرد بد اخلاق و اخمو هم کلام شوید؟ به طور حتم دوست ندارید. افراد دیگر نیز همین‌گونه هستند. حتی زمانی که حوصله ندارید، سعی کنید خوشحال و مهربان باشید.
10. آرامش خود را تحت فشار حفظ کنید
این یکی از سخت‌ترین راهکارها برای یادگیری است، اما به خوبی جواب می‌دهد. همه ما از افسران پلیس، جراحان و دیگر کسانی که در شرایط مرگ و زندگی آرامش خود را حفظ کرده‌اند شگفت‌زده شده‌ایم. اگر خودمان در چنین شرایطی با این افراد بودیم بلافاصله دستوراتشان را پیروی می‌کردیم. هنگامی که در شرایط سخت آرام هستید، دیگران نیز تمایل دارند به حرف‌هایتان گوش دهند.
11. دوستانه و محترم باشید
این آزمایش را امتحان کنید: دفعه بعد که شما با یک نماینده پشتیبانی، با صدایی خسته پای تلفن صحبت می‌کنید، تا جایی که می‌توانید شاد، دوستانه و مؤدب باشید. شما می‌توانید تغییر صدای آن‌ها را همان‌گونه که شادتر می‌شوند متوجه شوید.
12. توجه دیگران را جلب کنید
جلب توجه دیگران، با برقراری ارتباط و دادن و گرفتن در یک مکالمه درست صورت می‌گیرد. وقتی این کار را می‌کنید، نظر دیگران را جلب می‌کنید. اگر آماده نیستید که به طور کامل فرد مقابل را به خود جذب کنید، قبل از شروع ارتباطی مهم، کمی صبر کنید.
13. زمان را هدر ندهید
همه ما با زمان محدود به دنیا آمده‌ایم. بنابراین، تعجب‌آور نیست که مردم دوست ندارند زمان خود را الکی از دست دهند. بدانید که چه چیزی باید بگویید یا یاد بگیرید، حرفتان را مستقیم بزنید و سپس مکالمه را به پایان برسانید تا طرف مقابل شما این احساس را نداشته باشد که زمانش به هدر می‌رود.
14. آهسته صحبت کنید و از کلمات پیچیده استفاده نکنید
صحبت کردن سریع باعث می‌شود دیگران صحبت‌هایتان را متوجه نشوند. از زبان غیرمعمول پیچیده، یا اصطلاحات مبهم استفاده نکنید. عجول نباشید و بیش از درک شنونده صحبت نکنید.
15. بیشتر در مورد دیگران نگران باشید تا خودتان
نگرش «همه چیز در مورد من است» راه خوبی برای تعامل با دیگران نیست، زیرا همه چیز در مورد شما نیست. این مربوط به دیگران، همکاران، تیم‌ها، ادارات و شرکت‌های بزرگ است. خود، نیازها و منافعتان را در درجه بعدی قرار دهید.
16. متواضع و بخشنده باشید
قانون طلایی، بدون فروتنی و درک نمی‌تواند اجرا شود. این امر در مورد ارتباطات واقعی، عمیق و کامل نیز صدق می‌کند. هیچ شرمی در انسان بودن نیست، پس هنگام برقراری ارتباط با رئیس، هم‌تیمی‌ها و کارکنان خود، همیشه انسان متواضع و بخشنده‌ای باشید.
17. محل کارتان را تمیز و منظم نگه دارید
اگر دفتری در هم و بر هم داشته باشید کسی تمایل نخواهد داشت با شما ارتباط برقرار کرده و صحبت کند. اما زمانی که همه چیز سر جای خود و با نظم و انظبات قرار گرفته باشد؛ دیگران نیز بیشتر تمایل خواهند داشت به شما نزدیک شوند.
18. بهداشت شخصی خوبی داشته باشید
این مورد چنان واضح است که نیازی به گفتن ندارد. رعایت بهداشت شخصی در تعامل‌های اجتماعی امری ضروری است. در غیاب آن، شخص مقابل شما، بدون در نظر گرفتن اینکه سخنران یا شنونده است، دلایل زیادی برای مشارکت نکردن با شما دارد.
افکار نهایی
برقراری ارتباط مؤثر در محل کار، فراتر از کلمات می‌رود. با نگرش و افکار درست، مهارت‌های ارتباطی که با کارکنان، همکاران و رئیس خود نیاز دارید را به دست خواهید آورد. این 18 راه بالا را در محل کار خود تمرین کرده و شروع به بهبود مهارت‌های ارتباطی در محل کار کنید.
منبع: Lifehack
